管理体系认证怎样做才有实效

　 2007年04月13日 浙江在线新闻网站

　　为了提高组织的核心竞争力，许多组织在内部积极推行国际标准化管理体系，并通过认证获取证书。这是否就说明该组织的管理体系很好，产品质量已经能很好地满足顾客需求，企业核心竞争力已经提高了呢？回答显然是否定的。就ISO9000体系而言，它的确能起到保障企业安全生产，提高产品质量，完善经营管理，促进经济效益，实现持续发展的目的。但毋庸置疑，还存在着许多企业在管理体系运行过程中面貌依旧，产品质量平平的现象。究其原因，除认证本身的客观原因外，主要还是企业自身的原因。那么，管理体系在认证后怎样做才有实效？

　　管理体系运行中常遇到的问题

　　基层领导的作用没有得到充分发挥

　　企业的领导者从企业自身的发展要求出发，高度重视管理体系的建立。从建立管理体系到运行管理体系，在人力资源、财务支出、运行环境上都给体系的建立打好了坚实基础。但是，仅有上层领导的重视是远远不够的，还需要中层领导发挥他们的桥梁和纽带作用，带动广大员工，学习质量管理体系文件，执行质量管理标准与规范，使管理体系较好地运行。但从企业质量管理体系的运行过程中看，恰恰在基层领导作用发挥上容易出现偏差，他们往往表现为：外审来了躲避(由内审员或车间等有关人员迎接审核)、内审来了应付(同在一个单位都互相认识)、单位自查好处理(都是自己人)。从而导致管理体系运行有效性差。

　　内审员的作用被夸大

　　内审员通常是贯彻标准的第一批人员，是建立、实施、保持、提高管理体系运行效果的骨干力量，对体系运行起监督作用，对管理体系的保持和改进起参谋作用；在第二、三方审核中起内外接口作用；在推行标准、建立管理体系过程中起桥梁和纽带作用；在体系的实施中起带头作用。但有的企业内部各管理部门和基层单位，总是依靠内审员完成所有与体系有关的各项工作。从职工培训、记录的整理、信息的沟通、内外部审核的准备到单位自检、文件的评审和管理、管理评审材料的准备等，都由内审员包办代替，这为管理体系的正常运行埋下了隐患，是体系运行的天敌。

　　信息沟通不畅

　　管理体系本身是职责清晰、权限明确、接口严密的系统。信息沟通就是根据归口业务的范围和体系文件的规定进行信息传递，同时做好相应的记录或证据的获取。目前，有些组织在运行管理体系过程中存在两种倾向：一是没有切实履行体系规定的职责；二是没有及时将信息记录下来。这两种倾向造成信息沟通不畅，使管理体系的运行形式化，成为体系运行的最大阻力和障碍。

　　培训不到位

　　管理体系在实施的过程中，需要全员参与，要做到管理不漏项、事事有人管、管事有绩效、时时在提高。因此，建立管理体系必须进行全方位、多层次、全过程的培训，使每一名员工都能自觉按照体系要求做，这是管理体系有效运行的保证。但企业在培训过程中，往往只重视开始，不重视过程和结果，造成培训的层次、深度、持续性不够。

　　过程分析和持续改进不够

　　管理体系运行的过程，是一个PDCA的循环，一些组织在P、D、C三个环节下较多工夫，但对A环节做得不深入。其实，A环节才是前三者的收获和目的，是体系运行的关键，是体系螺旋上升的动力和源泉。

　　考核指标不细化，奖罚不到位

　　管理体系建立之初，必要的考核是促使标准与实践融合的催化剂。制定细化的考核标准，并根据考核的结果进行相应的奖罚，将是体系运行的有力保证。有些企业尤其是集团企业层面的奖罚措施齐备，但对于二级和基层单位的奖罚则或是没有制定或是考核标准不细化。对体系运行中存在的问题，奖罚往往又采取偏重于奖励，顾面子、讲和气，而缺失必要的处罚，其结果必然是“千里之堤，溃于蚁穴”，管理体系的运行也必然难以持久。

　　管理体系运行中应采取的措施

　　要提高对管理体系的认识

　　管理体系的有效运行，要求领导层和员工从思想上正确认识管理体系的作用。正确看待传统管理方式和新管理体系的异同，正确处理习惯做法与新体系要求之间的矛盾，克服接受新生事物的畏难情绪，要认真学习标准，深入理解体系的精神。

　　要强化培训的实效性

　　培训工作贯穿于体系运行的全过程，需要全员参与。培训的重点在于企业的中、基层管理人员和内审员，因为他们是体系运行的桥梁和纽带。在培训的时间上可以定期集中培训，也可以分散班组培训；在培训的内容上可以学习标准，也可以是体系文件的训练。培训是体系运行的基石，也是体系运行的切入点，具有长期性、连续性、整体性的特点。

　　要加大监督考核力度

　　监督考核不单纯是体系上的自我完善机制，更重要的是一种强制管理措施，这是体系建立和运行的必要手段。要做好监督与考核，制定切实细化可行的考核标准，是做好这项工作的关键。制定考核标准，就要按照体系划分的职责及业务领域进行逐一细化和考核，做到有理、有据、可行，奖罚适度，有利于监督工作顺利进行。考核结果的兑现是决定下一次考核的起点，结果的落实起到了承上启下的作用，也是体系运行的基础。

　　“千里之行，始于足下”，只有始终对自己的管理体系进行有效改进，不断地通过内部检查和强化监督检查，随时发现问题，随时解决问题，才能保证体系在认证并获取证书后对企业更有实效。

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来源： 浙江在线 作者： 编辑： 杨晓燕