浙江妇旅操作台湾行已多年。
最近一个月,浙江妇女国际旅行社总经理陈健恨不得把一分钟掰成两分钟用:一面向西博会组委会提交2009年西湖博览会正式项目的申请,一面忙着与杭州15家准五星级以上酒店作最后的房间确认,隔三差五地,还要和交警、园文、外宣、台办等各部门进行沟通与协调,为接待即将于下周抵杭的一个台湾旅行团做着最后的准备工作。
5月19日,由陈健所在的浙江妇女国际旅行社承接的台湾安泰人寿APP年会(安泰杰出业务同仁表扬大会)将在杭城正式开幕,1900名该公司业务精英将随团来杭参会旅游,这也是近年来杭州所接待的最大规模的境外全案意义的会奖旅游团,将对杭州会奖经济作一次全面检验。而为了接待这个来自台湾的大型会奖旅游团,陈健与董事长温浙明以及不少同事一起,五年前就开始了筹备。
早在2005年,浙江妇女国际旅行社的董事长温浙明就与台湾同业展开了全面的合作,陆续承办了包括台湾东森专案、美兆公司、新光人寿、佛光山等在内的多个台湾大型会奖旅游团,总计接待人数超过6000人。“从一开始,我们就希望能够承接安泰人寿的AAP。它是台湾地区评价最高的专业寿险公司,每年的这场年会规格都很高,会后还会安排旅游,如果能拿下这个全案,将是对我们莫大的肯定。”总经理陈健说。
对于旅行社而言,所谓全案意义的会奖旅游,就是由旅行社来全程负责、承办企业的会展以及旅游等一系列活动,而不只是单纯承接会后的奖励旅游部分。与此前合作过的一些企业相比,台湾安泰人寿对于一年一度的这趟会奖旅游要求更高。
“他们首先要对举办地进行考量,要求有相当的知名度,同时能提供会场、餐厅、停车场等大规模的接待能力,最好还能得到当地政府部门的支持。此外,承接的旅行社也必须有超强的组织沟通能力,能保证高规格的接待服务,并且能集中凸现举办地的旅游资源。”陈健解释说。
严苛的要求还并不是浙江妇女国际旅行社在邀请安泰人寿落“会”杭州时所遇到的唯一的困难,“安泰人寿喜欢将AAP大会放在亚洲各个国家和地区轮流召开,像菲律宾、横滨、首尔等都成为过举办地,而2007年是在北京举办的,说服他们再一次把举办地设在中国大陆非常困难。”然而,通过不断地用PPT、文字材料等向安泰人寿方面力陈杭州的旅游资源、硬件优势以及市政府对于会展旅游的大力支持,两年多的努力终于还是为这个团队换来了一丝成功的“曙光”:2008年年中,安泰人寿决定为AAP举办地一事,来杭考察。此后,类似的考察又进行了3次。
2008年,安泰人寿高管及台湾永业旅行社负责人一行五人再次来到杭州考察,不仅受到时任浙江省副省长钟山的接见,和杭州市政府副秘书长、西博会主任叶敏的设宴款待,并且接到了来自政府层面的落“会”邀请以及各方面提供便利与保证的承诺。考察过程中,安泰人寿高管当即拍板决定将2009年的AAP大会放在杭州举行。凭借此前出色的推进、筹备工作,浙江妇女国际旅行社也最终拿下了这次会奖旅游的承办权。
拿到承办权后,旅行社的工作也由“纸上谈兵”转入到了更为细致、繁琐的实际筹备中。从设计各具特色的会后旅游线路,到联系酒店、车辆,安排人员,协调各方关系,每处细节都成了旅行社必须考虑再三的头等大事。同时,浙江海内外商务旅行社也承担了部分会后旅游接待工作。
虽然之后受到了金融危机以及甲型H1N1流感的影响,但是安泰人寿在听取了浙江妇女国旅方面对于杭州情况的客观介绍后,还是决定此次AAP大会如期在杭举行,报名人数也从预定的1800人升至1900人。此次大会,所有与会人员将在杭州逗留少则3天,多则5-6天,结束两天的会议日程后在大杭州及上海等地进行为期3-6天的旅游活动。为了能更好地服务这个近年来杭州所接待的规模最大的境外会奖旅游团,同时也为杭州打造会展旅游城市提供样本参考,经浙江妇女国际旅行社申报,此次大会已于近期正式获批成为2009年杭州西湖博览会正式项目。
根据有关部门的预计,此次活动将可望为杭州带来约1000万元的直接旅游收入,并且在目前金融危机及流感疫情影响的背景之下,有力促进海峡两岸的友好交流,树立大杭州在台湾同胞心目中全新的旅游形象,对台湾入境市场的开拓将起到立竿见影的作用。